こんにちは！ロドニーです。
長年勤務した商社を退職して念願のITベンチャー企業への転職を実現いたしました。
退職するとは言え、仕事は引継がれ案件は生き続けます。
私の他にもお困りの方は以外に多いはず。
調べてみたのですが、心掛けみたいな記事はあるのですが、仕事の引継ぎに関しては明確な方法も定義も正解もないんですよね。
スムーズな業務引継ぎにはどうすれば良いのか？
今回の経験から商社やその他営業職の引継ぎに方法に焦点を絞って書いていきたいと思います。
転職の際や、新人に業務を引き渡す際の参考にして頂ければと思います。
引継ぎの流れとスケジュール管理
まずはどの位、引継ぎに作業に時間が必要なのかしっかり把握しておきましょう。
大まかな流れ(タスク)は以下の3ステップになります。
- 引継ぎ資料作製 (自身のタスク)
- 引継ぎミーティング (自身＋新担当のタスク)
- 関係各所への連絡及び挨拶回り(自身＋新担当＋関係各所)
ご覧の通り、最初は自分自身だけの作業ですが、終盤に向かうにつれて関係者が増えていきます。
他の人も絡む作業ですので、スケジュールを立てても思うように進まない事も想定できます。
余裕を持ったスケジューリングをしましょう。
スケジュールは退職日(最終出勤日)から逆算すること。
何日までに関係各所の挨拶回りを終わらせるか？
そのためにはいつまでに後任を決めて打合せを終わらせるか？
それならいつまでに引継ぎ資料を作成しなければならないか？
資料を渡して引継ぎ完了！
と言うのが理想ですが、そんな上手く引継げる仕事なんてありません。
引継ぎ作業はミーティング前提となります。
細かい確認や、認識の擦り合わせも必要です。
最終ステップの関係各所への挨拶回りまでをスムーズに完結させるには早い段階で余裕を持ったスケジュール調整・管理が非常に大切です。
お世話になった関係者には直に会って気持ちを伝えたいもの。
その方々が国内外に渡るならスケジュールは余裕を持って計画しなければなりません。
引継ぎの方法
それでは肝心の引継ぎ資料はどうするか？
引継ぐ人が知りたいことは非常にシンプルです。
なにが？
どうなっていて？
どうすればいいのか？
これだけです。
打合せ前提とは言え、 いざ打合せの場で、
- 案件の進捗状況は？
- 案件の課題は？
- 誰に聞けば良いのか？
- 関係者の連絡先は？
- どうしたら良いのか？
- その他の情報や注意点は？
いっぺんに多くの情報を口頭で言われても困ります！
ある程度わかりやすい資料をまとめた方が親切・丁寧です。
案件の見える化を意識しましょう。
業務の引継ぎで用意する資料
担当している全案件一覧
各案件に必要な細かい資料
これさえ用意すれば、
このように説明するのが用意になります。
変に凝って作る必要はありません。
シンプル・わかりやすい資料作りを心掛けましょう。
作製が完了したらすぐに打合せを行い、不足している資料や情報が有れば打合せ終了後にフォローアップするようにしましょう。
引継ぎ資料に網羅する内容
基本的には6W2Hに従って作製すれば、大体は問題の無い引継ぎ資料が完成します。
6W2H
| What | 何を | 案件内容、業務内容 |
| Who | 誰が | 仕入先 、担当者、キーマン、関係各所 |
| Whom | 誰に | 顧客、担当者、キーマン、関係各所 |
| Why | なぜ | 重要性、優先順位、目的 |
| Where | どこで | 出荷元、仕向地 |
| How | どのように | 課題、注意点 |
| How much | いくら | 予算、価格 |
いかがでしょう。
もし自分自身が業務を引継ぐ場合に知りたい内容ばかりではないでしょうか？
そこを意識することが大切です。
引継ぎの業務と言う視点じゃなくても、ホウレンソウとして当たり前の内容ですね。
引継ぎ資料のフォーマット
参考の一つとして私が引継ぎの為に作製したExcelフォーマットを掲載します。
商社なので仕入先と顧客に分類されていますが、メーカーとかの場合は社内の誰々に置き換えて書けば親切でしょう。
これに加えて案件毎に必要な資料(価格表だったり、図面だったり、仕様書だったり、分析データだったり・・・)を整理・準備して引継ぎをしましょう。
このフォーマットが正しい訳ではありません。
なんてツッコミが出るかも知れませんが、その場合はご自身の業務と照らし合わせて、不足な項目を肉付けしてみて下さい。
稚拙な資料かもしれませんがご活用頂ければと思います。
案件が多い場合は箇条書きで案件一覧を作ろう
上記のフォーマットに記入するだけで、案件の重点は網羅できますが、案件が多い場合は非常に見づらい資料になるデメリットがあります。
30件とかにもなると酷いもんです。
私の場合、案件の概要をパワーポイントに箇条書きして、それと合わせて使用しました。
引継ぎ業務一覧
- 案件A
- 案件B
- 案件C
- etc･･･
こんな感じです。
なので、合計3つの引継ぎ資料を用意した事になります。
- 全案件の箇条書き
- 各案件の詳細(上記のExcelファイル)
- 各案件の必要資料
大枠から説明して、徐々に落とし込んでいきます。
説明の基本ですね。
業務引継ぎの考え方
仕事を引き継ぐ立場からすれば、勝手に辞めていく人間の仕事を押し付けれる形になります。
要はケツを拭かされるんです。
そうは思われなくても、実際はそうです。
なんて気持ちでいると最悪の雰囲気と関係で会社を去ることになります。
逆の立場で考えてみればわかるはずです。
立つ鳥跡を濁さずとは言いますが・・・
であれば、業務の引継ぎに懸かっていると思いながら進めましょう。
スムーズに引継ぎ、そしてあなたは伝説へ・・・。
引継いでくれる人に感謝の気持ちを込めて準備しましょう！
スムーズな業務引継ぎのご参考になれば幸いです。
最後に 引継ぎ資料作成のメリット
引継ぎの資料を作製して気付いたメリットがあります。
それは自分の過去に行った業務の棚卸しにもなること。
自身の過去の仕事を振り返れるのです。
今後の自身の仕事品質の見直しにもなります。
また、引継ぐ相手の気持ちを考えながら資料を作成すること。
この相手の気持ちを考えるのが重要なポイントで、引継ぎの業務ならずどんな仕事にも通用する事です。
めんどくさがらずに、愛情を持って作りましょう！
それではまた！